Cara Membuat Mail Merge di Word dengan data di Excel

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Ada 2 dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu:

1. Dokumen File Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima.

2. Dokumen File Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Word, Excel, Access, Contact pada Outlook, dll.

Namun, pada kesempatan ini kita akan membahas menggunakan data source di Excel.

TAHAP I

kita akan membuat dokumen File Master. Sebagai Contoh saya akan membuat sebuah file master yang isi yang akan di ubah yaitu bagian dari

1. LAMPIRAN

2. NAMA

3. ALAMAT

4. TANGGAL

TAHAP II

Kita akan membuat Data Source

Disini sebagai contoh, setelah selesai kita buat Data Source, kita simpan(save) dengan Nama"Data"

TAHAP III

Menggabungkan File Dokumen Master dengan File Dokumen Master.

1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

2. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen "Data"pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table

3. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data ( disini data nya terletak pada Sheet 1)dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK

4. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.Taruh di kursor di samping tulisan Lampiran, kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Lampiran.

Kemudian sama hal nya dengan NAMA, ALAMAT dan TANGGAL, taruh kursor nya disamping kata tersebut, kemudian pilih Insert Merge Field.

Maka akan tampil seperti gambar dibawah ini.

5. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results. Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.

Jika Anda Kurang mengerti bisa diliat video nya disini..

#data